Datenschutzerklärung

Wer verantwortlich ist

Die Nextherapy AG ist der Verantwortliche für die in unserer Praxis und über die Plattform bearbeiteten Personendaten: Patienten- und Gesundheitsdaten, Anrufende unserer KI-Linie, Portal-Nutzende und Website-Besuchende. Verantwortlicher: Nextherapy AG, Uraniastrasse 9, 8001 Zürich, Schweiz (UID CHE-217.028.835). Datenschutz-Kontakt: Nilofar Niazi, info@nextherapy.ch, +41 44 216 99 90.

Welche Daten wir bearbeiten

Je nach Ihrer Interaktion mit uns bearbeiten wir:

• Patientinnen/Patienten & Kontakte: Identitäts- und Kontaktangaben; Gesundheitsdaten (Behandlungsgrund, Physio-/Ergo-Kategorie, Diagnosen, klinische Beurteilungen, Behandlungsdokumente und Berichte, Termine); sowie Versicherungs-/Abrechnungsdaten (inkl. Rückvergütungs- und MediData-Kennungen).
• Anrufende (KI-Rezeption): Ihre Telefonnummer; was Sie während des Anrufs sagen (als Sprache bearbeitet und in Text umgewandelt); Ihre Sprach- und Einwilligungsauswahl; sowie der Rückrufwunsch.
• Portal-Nutzende (unsere Mitarbeitenden): Name, E-Mail, Telefon, Rolle und Berechtigungen, Anstellungsangaben, Anmeldedaten sowie Aktivitäts-/Protokolldaten.
• Technische & Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browser-/Geräteangaben, das Authentifizierungs-Cookie sowie Sicherheits- und Protokolldaten.

Woher Ihre Daten stammen

Das meiste stammt von Ihnen. Zusätzlich erhalten wir Daten über Sie von Dritten, soweit dies zu Ihrer Behandlung oder deren Finanzierung gehört: Überweisungen, Verordnungen, Berichte und Korrespondenz von zuweisenden Ärztinnen und Ärzten sowie weiteren behandelnden Fachpersonen; und Angaben zu Kostenübernahme, Kostengutsprache und Abrechnung von Ihrem Krankenversicherer. So erhaltene Daten verwenden und schützen wir gleich wie Daten, die Sie uns direkt geben.

Zwecke & Rechtfertigung

Wir bearbeiten Personendaten, um Therapie zu erbringen und unsere Praxis zu führen; um Anrufe entgegenzunehmen und auf der KI-Linie Termine und Rückrufwünsche zu erfassen; zur Abrechnung und Rückvergütung; sowie für Sicherheit, Integrität und Protokollierung. Grundlage sind der Behandlungsvertrag mit Ihnen und gesetzliche Pflichten, insbesondere die kantonale Dokumentationspflicht, die Abrechnungspflichten nach Art. 42 KVG und Art. 958f OR. Die Bearbeitung hängt nicht von Ihrer Einwilligung ab. Über das gesetzlich Verlangte hinaus speichert unser System Ihre Gesundheitsdaten überhaupt erst, wenn Ihre Annahme des Patientenvertrags, dessen Abschnitte 7 bis 10 die Bearbeitung durch FLXX beschreiben, hinterlegt ist. Ein Widerruf stoppt die weitere Speicherung; er verpflichtet uns nicht ohne Weiteres zur Löschung einer Akte, die wir gesetzlich aufbewahren müssen.

Gesundheits- & besonders schützenswerte Daten

Gesundheitsdaten sind «besonders schützenswerte Personendaten» nach revDSG. Wir bearbeiten sie ausschliesslich, um Ihre Therapie zu erbringen und unsere Praxis zu administrieren, unter strenger rollenbasierter Zugriffskontrolle und dem Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB. Wir nutzen sie nie für Werbung oder Profiling und verkaufen sie nie.

Wie wir KI einsetzen

Wir setzen KI an drei Stellen ein, stets als Hilfsmittel für unsere Mitarbeitenden und nie als Entscheidungsinstanz:

• Dokumentenerfassung: Ein Bildmodell liest eingescannte Verordnungen und Kostengutsprachegesuche und füllt die entsprechenden Felder aus. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter prüft das Ergebnis vor dem Speichern. Das Modell zieht keine eigenen Schlüsse.
• Berichtsentwurf: Ein Sprachmodell ordnet Material, das bereits in Ihrer Akte liegt (von Ihrer Therapeutin oder Ihrem Therapeuten verfasster Text, Assessment-Werte, Anzahl Sitzungen, Daten), in die verlangte Berichtsform. Es verfasst keine Diagnose, keine Prognose, keine Beurteilung Ihres Verlaufs und keine Empfehlung. Ihre Therapeutin oder Ihr Therapeut prüft den Bericht und bleibt Autorin oder Autor jeder klinischen Aussage.
• Telefonrezeption: Der Assistent weist Sie zu Beginn des Anrufs darauf hin, dass er eine KI ist, und fragt Ihre Einwilligung ab. Auf Ihre Anweisung kann er Sie in unseren Daten identifizieren, die Kostendeckung prüfen, einen Termin buchen oder einen Rückrufwunsch für eine Person erfassen. Er nimmt keine Triage, keine Symptombeurteilung, keine Diagnose und keine Beratung vor; Sie können jederzeit eine Person verlangen. Ihre Stimme wird während des Sprechens bearbeitet und nicht als Aufnahme gespeichert; gespeichert werden Ihre Telefonnummer, Ihre Einwilligungsauswahl und der Rückrufwunsch.

Der Telefonassistent, einschliesslich Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachsynthese, läuft auf einem ausschliesslich von uns genutzten Server in der Schweiz, erreicht über eine verschlüsselte Verbindung zwischen Schweizer Endpunkten. Es werden keine Gesprächsinhalte an Dritt- oder ausländische KI-Dienste übermittelt. Wir verwenden keine identifizierbaren Patientendaten zum Training von Modellen; die Nutzung unwiderruflich anonymisierter Daten, die sich nicht mehr auf Sie zurückführen lassen, behalten wir uns für Statistiken und für das Training eigener Modelle vor. Es gibt keine Funktion, die eine Therapie vorschlägt oder eine Behandlung empfiehlt, und kein KI-Ergebnis wird ausgegeben, gespeichert oder verwendet, bevor eine qualifizierte Person es angenommen hat. Sie unterliegen keinen automatisierten Einzelentscheidungen mit Rechtsfolge.

Cookies

Das FLXX-Portal verwendet ein einziges, unbedingt erforderliches Cookie, ein Authentifizierungs-Token, um angemeldete Nutzende eingeloggt zu halten. Da es zur Erbringung des Dienstes notwendig ist, ist dafür kein Cookie-Einwilligungsbanner erforderlich. Wir verwenden keine Werbe-, Marketing- oder Tracking-Cookies von Dritten und keine externe Web-Analyse. Sie können Cookies im Browser blockieren; ohne das Sitzungs-Cookie funktioniert das Portal jedoch nicht.

Empfänger & Auftragsbearbeiter

Wir setzen einige wenige vertraglich gebundene Dienstleister ein. Zudem geben wir, wo Ihre Behandlung über die Versicherung finanziert wird, Abrechnungsdaten einschliesslich diagnosebezogener Rechnungen und Kostengutsprachegesuche an Ihren Krankenversicherer bekannt, teilweise über die MediData AG (Schweiz).

• LongLink Sagl (SwissGPU) – der dedizierte Server, auf dem unsere Telefon-KI-Modelle laufen – Schweiz (Tessin).
• peoplefone AG – eingehende Telefonanbindung für die Rezeption – Schweiz.
• Postmark – nur operative, nicht sensible E-Mails (Einladungen, Verifizierung, Passwort-Zurücksetzung) – USA (mit Garantien; siehe «Bekanntgabe ins Ausland»).
• Cloudflare – nur Auflösung des Domainnamens (keine Inhalte).

Unsere Entwicklungs- und Quellcode-Werkzeuge arbeiten mit synthetischen Testdaten und erhalten keine Patientendaten. Gesundheitsklassifizierte E-Mails versenden wir derzeit nicht: Der sichere HIN-Kanal ist in der Plattform umgesetzt, aber ausgeschaltet, sodass keine gesundheitsbezogene Post über ihn hinausgeht.

Bekanntgabe ins Ausland

Die KI-Bearbeitung von Gesprächsinhalten verlässt die Schweiz nicht. Postmark versendet unsere operativen, nicht sensiblen E-Mails aus den USA, geschützt durch anerkannte Garantien: das Swiss–U.S. Data Privacy Framework und/oder Standardvertragsklauseln mit Schweizer Zusatz. Gesundheitsdaten übermitteln wir nie über Postmark.

Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es nötig ist. Unsere reguläre Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre:

• Patienten-/Gesundheitsakten: 10 Jahre nach Abschluss Ihrer Behandlung (länger nur, soweit eine besondere gesetzliche Pflicht dies verlangt).
• Buchhaltungs-/Abrechnungsunterlagen: 10 Jahre (Schweizer Obligationenrecht, Art. 958f).
• Rückrufwünsche der KI-Linie: automatisch innerhalb von 90 Tagen gelöscht; entsteht ein Behandlungsverhältnis, wird Ihre klinische Akte separat erstellt und gemäss der 10-Jahres-Regel aufbewahrt.
• Portal-Kontodaten: bis zur Schliessung des Kontos, zzgl. gesetzlicher Aufbewahrung.
• Sicherheits-/Protokolldaten: 24 Monate.

Wie wir Daten schützen

Durchgehende Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS); rollenbasierte Zugriffskontrolle nach dem Prinzip der minimalen Rechte, die im Zweifel verweigert; eine Datenbank, die nur vom Applikationsserver aus erreichbar ist; Behandlungsdokumente, die nur über einen zugriffsgeprüften Endpunkt ausgeliefert werden, der jeden Zugriff protokolliert; und eine Protokollierung der Zugriffe auf und Änderungen an besonders schützenswerten Daten. Diese Protokollierung ist durch die Bauweise der Anwendung nur anfügend (append-only); wir behaupten nicht, dass sie kryptografisch fälschungssicher ist. Jede KI-Funktion hat einen manuellen Rückfallweg, sodass Ihre Versorgung nicht von ihr abhängt. Diese Massnahmen überprüfen wir regelmässig.

Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten, deren Berichtigung sowie deren Löschung oder die Einschränkung der Bearbeitung verlangen; Sie können der Bearbeitung widersprechen und die Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten verlangen. Ihre Annahme der Datenschutzbestimmungen können Sie jederzeit widerrufen; die weitere Speicherung wird dann gestoppt, ohne dass die bisherige rechtmässige Bearbeitung berührt wird. Zwei Grenzen ergeben sich aus dem Gesetz und nicht aus unserer Wahl. Solange die gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungsfristen laufen, können wir die Löschung einer Behandlungsakte verweigern. Verlangen Sie in dieser Zeit die Löschung, führen wir sie als unwiderrufliche Anonymisierung aus: Dokumente werden entfernt und identifizierende Angaben gelöscht, sodass sich das Verbleibende nicht mehr auf Sie zurückführen lässt. Wenden Sie sich an Nilofar Niazi, info@nextherapy.ch. Sie können zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, Beschwerde führen.

Minderjährige

Eine urteilsfähige minderjährige Person übt ihre Datenschutzrechte selbst aus, einschliesslich des Auskunftsrechts, und ihre Gesundheitsdaten werden gleich vertraulich behandelt wie diejenigen einer erwachsenen Person (Art. 16 und Art. 19c ZGB). Ist eine minderjährige Person nicht urteilsfähig, handelt ihre gesetzliche Vertretung für sie. Wir beurteilen die Urteilsfähigkeit im Einzelfall und nicht allein nach dem Alter und beziehen Eltern oder die gesetzliche Vertretung nur so weit ein, wie es diese Beurteilung und die Therapie erfordern.

Änderungen & Kontakt

Wir können diese Erklärung anpassen, um Änderungen unserer Praxis, der Plattform oder der Rechtslage abzubilden, und veröffentlichen die neue Fassung mit aktualisiertem Gültigkeitsdatum. Nextherapy AG, Uraniastrasse 9, 8001 Zürich (auch Multergasse 47, 9000 St. Gallen). Datenschutz-Kontakt: Nilofar Niazi, info@nextherapy.ch, +41 44 216 99 90.